Gestão de Projetos: Considerações iniciais

Gerir um projeto consiste no ato de pensar e executar uma série de etapas para que uma ideia seja iniciada, ao ser colocada no papel, discutida, executada a construção, monitorada e posteriormente findada. Portanto, a gestão de um projeto consiste em usar mecanismos que possibilitem que uma ideia seja executada.

O intuito de realizar a Gestão de Projeto é alcançar um objetivo pré-definido através da utilização de habilidades, competências e algumas vezes experiências prévias . Tal administração é necessária para que possa antever possíveis problemas e assim saná-los e otimizar o resultado. Assim como é um meio de antecipar quais as necessidades e soluções podem ser aplicadas em cada etapa de um projeto.

A gestão de Projetos, em linhas gerais, envolve as seguintes etapas:

• Inicialização: Quando a ideia é apresentada aos (as) sócios(as) patrocinadores(aos), acordos iniciais sobre o direcionamento do projeto são definidos; a equipe é escolhida e é traçado um plano geral.

• Planejamento: Munidos da autorização do projeto, nessa fase é necessário pensar de modo aprofundado sobre as etapas dos projetos como: escopo do produto e do projeto, o cronograma, a definição e sequência de atividades, a estimativa de custos, os riscos, controle dos riscos, o orçamento disponível, limites do projeto entre outros. Tal fase exige cautela e muito estudo, pois nessa etapa a ideia do projeto será concretizada.

• Execução: Após definir o direcionamento é essencial executar para que o projeto ocorra. Nesse período é preciso analisar se o planejado está sendo cumprido, através de reuniões e checklist periódicos, por exemplo. Também é necessário uma observação constante para que o projeto não siga para um rumo diferente do que foi definido.

• Monitoramento e controle: Essa etapa é colocada por algumas literaturas como subetapa da execução, mas por questões didáticas explicarei de modo separado. Nessa fase ocorre o acompanhamento e aplicação das ferramentas necessárias para controle dos riscos, desvios, erros, fuga do escopo que surgirão no decorrer da aplicação do projeto. O controle ocorre através de métodos e ferramentas, os quais são verificados em reuniões constantes, por exemplo.

• Teste: Ocorre em alguns projetos, os quais precisam validar o projeto ou serviço antes da entrega.

• Encerramento: Após cumprida todas as etapas é entregue ao cliente o que foi proposto na inicialização, mas para consolidar essa etapa a cliente precisa assinar o termo de aceite o que consolida a entrega e aceitação do projeto. Durante essa fase também é feita uma avaliação sobre o projeto, levantamentos dos erros e melhorias.

Alguns pontos que podem ser utilizados para otimizar o projeto

• Opinião especializada

• Técnicas analíticas

• Reuniões

• Método do caminho crítico

• Método da corrente crítica

Algumas vantagens da gestão de projeto

• Redução do custo

• Melhor administração de riscos

• Otimizar o tempo

• Aumentam as chances de terem mais sucessos

• Maior engajamento

• Mais confiança dos(as) clientes

• Equipe mais segura sobre o projeto

Como dica de leitura para o aprofundamento do tema PMBOK (Project Management Body

of Knowledge) é um guia criado pelo Project Management Institute (PMI) com intuito de

funcionar como um meio que padroniza as etapas de criação e implantação de um projeto.