5S como pratica de organização

Inicialmente o programa 5S envolvia ações como classificar, organizar/ordenar e limpar, mas com o passar dos anos as demais ações foram incluídas.

A origem dessa prática remete ao ano de 1950 no Japão, precisamente nas fábricas, pois devido às perdas com material e um pouco da desordem causas pela II Guerra Mundial (1939-1945), as quais impactaram diretamente na organização e produção das fábricas, visto que levou em desperdícios e diminuição da lucratividade.

Nesse contexto, pensar em mecanismo para a organização do espaço foi essencial para mudar o ambiente da empresa e assim facilitar o alcança da qualidade.

Inicialmente o 5S envolviam ações como classificar, organizar/ordenar e limpar, mas com o passar dos anos as demais ações foram incluídas.

Tanto antes, como hoje, a participação ativa das pessoas na implantação e execução dos 5S é essencial para o sucesso e boa condução dessa prática. Mesmo que esse já tenha sido implantado há um tempo e esteja ocorrendo de modo harmônico, é fundamental a contínua avaliação, retornos sobre o programa e observação constante dos envolvidos direta ou indiretamente no processo, embora seja uma prática que precisa do envolvimento direto de todos.

Desse modo o 5S pode ser definido como um mecanismo que será incorporado às atividades rotineiras da empresa para que esse possa auxiliar na sistematização e planejamento através da implantação de práticas que promoverá mais organização e por consequência qualidade na operação de uma empresa, seja de serviço ou produto.

Nesse sentido, o 5S é uma das bases para combater e identificar um dos vilões de muitas empresas, que é o desperdício e falta de qualidade na gestão.

Conhecendo o 5S

O 5S têm origem em palavras japonesas:

• Seiri – Senso de utilização

• Seiton – Senso de organização

• Seiso – Senso de limpeza

• Seiketsu – Senso de padronização

• Shitsuke – Senso de disciplina

Quais os ganhos com a implantação do programa?

Com a implantação dos 5S a empresa poderá alcançar alguns benefícios como:

• Mais segurança para as pessoas na empresa

• Qualidade na produção e serviço

• Eficiência na execução

• Mais satisfação dos clientes

• Reduzir desperdício

• Mais confiança dos colaboradores

• Mais organização

Para alcançar esses benefícios é necessário planejamento e disciplina, visto que muitos deles requerem tempo e liderança para serem alcançados.

Todos os sensos para serem implantados exigem alterações além da rotina, comportamental dos indivíduos envolvidos, visto que é preciso agir para o melhoramento em cada ação dentro da empresa.

Assim como, é fundamental preparar todos para a implantação, execução e manutenção do planejado, o que pode ocorrer através de treinamentos, reuniões, cartazes, DDS (Diálogo diário de Segurança) ou demais mecanismo que a empresa considere adequado. O sucesso da implantação exige revisão constante para avaliar o que está funcionando, o que precisa ser melhorado ou um ponto que deva ser revisto no planejamento.

É fundamental apresentar os objetivos e benefícios aos envolvidos para que assim estejam cientes do que poderá ser alcançado e como poderá ocorrer.

Para implantar o 5S é necessário seguir alguns passos como:

• Identificar áreas que precisam de melhorias

• Definir as equipes – Pode definir membros do grupo responsáveis por um dos sensos inicialmente

• Definir as áreas mais críticas

• Pensar em planos por setores (caso seja necessário)

• Reuniões para o planejamento

• Definição de líderes

• Treinar os funcionários

• Implantação

• Monitoramento e controle

• Revisão

• Melhoria

Implementando por senso

Senso de Utilização: ·

Definir o que é útil, que deve ser realocado, descarte, venda ou arquivo.

Senso de organização:

• Procurar os melhores locais para os objetos, máquinas e equipamentos.

• Sinalizar

• Manter tudo visível e ao alcance dos usuários

• Limitar estoque (3 resmas de papel ofício)

• Pensar em mecanismos de controle

Senso de limpeza

• Manter locais para depositar lixo

• Definir quais tipos de material serão jogados na lixeira (Orgânica somente na copa)

• Verificar se irá implementar a coleta seletiva

• Estimular a limpeza

• Programar o dia da organização

Senso de padronização

• Colocar cartazes com os combinados

• Manter meios para rememorar como era o antes e depois

• Treinamentos constantes

• Check List para acompanhar
  

Senso de autodisciplina

• Realizar auditorias

• Passar os resultados

Melhorias por senso

Senso de Utilização

Fica apenas o que será necessário para execução do trabalho

Mais espaço

Objetos necessários fáceis de localizar

Redução de custos

Senso de Organização

Não perde tempo procurando um material

Reduz as perdas

Melhora a disposição dos equipamentos, mobiliários...

Mais agilidade para trabalho

Evita poluição visual

Mais agilidade e produtividade

Diminui as chances de acidentes

Senso de Limpeza

Ambiente mais limpo evita pragas

Preservar a imagem do local/empresa

Maior conservação dos materiais

Clientes ficam mais seguros e confiança mais em locais limpos

Redução de acidentes

Senso de padronização

Maior controle sobre a organização do espaço

Padrões definidos, então todos já sabem o devem fazer

Desenvolve a responsabilidade coletiva

Melhora as relações no espaço

Redução de acidentes

Senso de Autodisciplina

Desenvolvimento de responsabilidade individual

Maior compromisso em cumprir os pontos definidos

Facilita a gestão

Diante do exposto é possível inferir que o Programa 5 S é um programa que pode ser utilizado em diversos espaços – empresa de produtos e serviços, escritórios, setor de estoque, armazenamento, escolas, vida pessoal entre outros – para implantar a qualidade em um ou mais setores. Por ser um mecanismo aparentemente simples para implantar a sua aceitação inicial, mas é preciso um monitoramento constante, treinamento e transparência sobre os objetivos.